MILYEN A JÓ IRODA? / HOW TO MAKE YOUR OFFICE WORK

Ha otthoni irodát szeretnénk kialakítani, mielőtt bármit is elkezdenénk, az alábbi legfontosabb kérdéseket tisztáznunk kell:

Első körben dönteni kell, hogy egy teljes szobát tudsz-e erre a célra szánni vagy csak egy szobarészt. Esetleg rendelkezel egy különálló épülettel vagy épületrésszel?
Ki vagy kik fogják használni a dolgozónak szánt teret? (csak te vagy a családtagok is, gyermekek, esetleg vendégszobaként is funkcionálhat)?
Hogyan szeretsz dolgozni? Szükséged van csendre, vagy nem zavar a családi élet zaja (TV, rádió, beszélgetést, stb.)?
A munka során fogadsz-e üzletfeleket? Ha igen, van-e lehetőség külön bejáratra?
Mikor lesz az iroda használva: napközbeni munkavégzésre, vagy csak esténként internetezésre?

Amikor nem kifejezetten főállású munkának, hanem csak az otthoni netezéshez, emailek megírásához, számlák, stb. rendezéséhez alakítunk ki magunknak munkaállomást, annak nem feltétlen kell külön szoba, elég csak leválasztani, kijelölni egy kis helyet a nappaliban, étkezőben, vendégszobában, galérián vagy a közlekedőhelységekben, szóba jöhet még a padlástérben vagy akár egy szekrényben is. A hálóba semmiképpen nem javaslom betenni a számítógépet, laptopot, az a pihenés helye. Ne keverjük a kettőt. Mivel itt nem a mindennapi pénzkereseten van a hangsúly, ezért a funkciókról nem beszélek, viszont a dekorációval nyugodtan engedjük el a fantáziánkat, legyen minden tetszetős, inspiráló. Persze a rendszerezéssel itt is jól járunk.

Amikor ténylegesen munkahely kialakításáról beszélünk akkor ott kicsit komolyabban kell venni a funkciókat. Ha van egy különálló épületünk vagy szobánk, az a legjobb, hiszen elszeparálódhatunk a lakásban lévőktől, és csendben végezhetjük az irodai teendőket. Ha csak egy szobarészt tudunk irodának kialakítani, akkor is érdemes megfontolni, hogy esetleg egy üvegfallal, ajtóval leválasszuk, így ha szükséges be tudunk zárkózni és a munkára tudunk koncentrálni. Az irodaberendezésnél tartsuk szem előtt, hogy a nap jelentős részét fogjuk itt tölteni, ezért vásároljuk minőségi, ergonomikus, állítható bútorokat. Egy jól berendezett házi irodában nemcsak hatékonyan lehet dolgozni, de szívesen tartózkodunk benne egész nap, itt nem nyűg a munkavégzés. Lássuk mikre ügyeljünk!

A legfontosabb a jó minőségű irodaszék. Legyen gurulós, állítható magasságú, karfás, magas háttámlával, és szánjunk időt arra, hogy rendesen beállítsuk magunknak a saját igényeink szerint. A rossz beállítások következtében hosszú távon kialakuhatnak a visszér problémák, gerincfájdalom, fejgörcs és társai. A derekunk végéig támaszkodjon a háttámlának, az ülésmagasságot pedig úgy állítsuk be, hogy a sarkunk lent legyen a földön, és a combunk alsó részén ne érezékeljünk nagy nyomást, kb. 90°-ban álljanak.

A második legfontosabb tényező az asztal mérete. Nem elég, ha csak a számítógépnek, laptopnak a helyigényét tartjuk szem előtt, figyelni kell arra is, hogy maradjon hely arra, hogy kényelmesen elférjen a kezünk, letámaszthassuk a könyökünket. Ezen túlmenően gondolni kell arra is, hogy hová tesszük a papírokat, a ceruzákat, a dossziékat stb. Az ergonómia szabályai szerint, legyen minden karnyújtásnyira, ez nemcsak kényelmes, de a produktivitást is fokozza. Ha a nyomtató is ide kerül, akkor igazán nagy asztalra, vagy sok asztal körülötti rakodóhelyre lesz szükségünk!

A jó fényviszonyok is fontosak. Ha egész nap az otthoni irodában dolgozunk, a munkaidő nagyobb részében legyen elég természetes fény! Erről azt tanultuk, hogy a domináns kézzel ellentétes oldalról jöjjön, ez viszont csak akkor számít, ha kézzel írunk, ami mostanában elég ritka. A monitort viszont ne érje fény, mert tükröződik, és a modern LCD/TFT monitorokat is nehezen olvassuk ilyenkor. Normál olvasólámpa is mindenképpen szükséges, hogy ne a monitor fényénél legyünk kénytelenek a dokumentumainkat olvasni, vagy írni.

Polcok és tárolók is elengedhetetlenek a rendszerezéshez. Bár ma már amit lehet elektronikusan tárolunk, szinkronizáljuk a gépet a telefonnal, tablettel stb., és egyre inkább törekszünk a zéró papíros munkahelyre, addig azért még hosszú út áll előttünk. Készüljünk fel rá, hogy előbb-utóbb mindent ellepnek majd a papírok, dossziék, számlák, jegyzetlapok, fecnik. Így nemcsak az a fontos, hogy gondoskodjunk megfelelő méretű és mennyiségű szekrényről, polcról, hanem a kis dobozok, ládikák, fiókrendezők, dossziék beszerzése is elengedhetetlen. A tárolók kiépítésénél gondoljunk arra, hogy egyes dokumentumokat akár évekig is tárolnunk szükséges, a papír mennyisége exponenciálisan növekszik, így jóval nagyobb hellyel számoljunk, mint amekkorára most gondolunk. Inkább álljanak most üresen a polcaink, minthogy később a földön és az asztal alatt is dossziékba botoljunk. Esetleg a padláson vagy a pincében alakítsunk ki egy irattárat a nem használt, de megőrizni szükséges dokumentumoknak.

Ne feledkezzünk meg a technikáról sem. Feljebb már említettem, hogy jó ha egyre több mindent tárolunk elektronikusan, külső merevlemezeken vagy a felhőben, szinkronizáljuk egymással a készülékeinket, applikációinkat. Ne feledkezzünk meg a kevésbé korszakalkotó berendezésekről sem. Legyen elég konnektor (konnektorból sosem elég), telefon/modem-csatlakozás, ha szükséges, akkor vásároljunk szünetmentes tápokat, és már jó előre gondoljuk ki, hogy milyen kábeleket tudunk elvezetni a falban, láthatatlanul. Manapság már egyre több készülék képes vezeték nélkül is csatlakozni, így ha nem akarunk vesződni a kábelek eltüntetésével, akkor ilyenekbe ruházzunk be (az elektro-szmogról most nem beszélnék). A gépeket összekötő kábelek és drótok a legszebb irodát is rúttá változtatják. Segíthetünk még ezen úgy is, ha készülékeinket logikus sorrendben telepítjük egymás mellé (alá-fölé), illetve ha a kábeleket elrejtjük a bútorok hátlapjára rögzített csatornákba.

Az alapvető berendezés után néhány szót ejtenék a stílusról, dekorációról is. Első és legfontosabb szempont a hatékony munkavégzés, ezért csak olyan dekorációt alkalmazzunk, amelyik nem vonja el a figyelmünket a munkáról. Inkább inspiráljanak bennünket mintsem hátráltassanak. Amennyiben ügyfeleket is fogadunk, törekedjünk arra, hogy az irodánk kifejezze a foglalkozásunkat, elmélyítse a pozitív asszociácókat a szakértelmünkkel kapcsolatban. Pl. egy könyvelőt megbízhatóbbnak tartunk akkor, ha hagyományos, konzervatív az irodája, ahol a kékek, barnák, fémes kiegészítők dominálnak, viszont ugyanez egy fotósnál már inkább unalmasnak, kevésbé kreatívnak tűnik. Általánosságban elmondható, hogy ne féljünk sem a színektől, sem a stílusok keverésétől, de mindig tartsuk szem előtt, hogy mit akarunk közvetíteni azok felé, akiket fogadunk munkahelyünkön. Nézzünk meg néhány példát a különböző stílusokra!

Tradícionális: